ในการกำหนดขนาดของฟิลด์ จะเป็นส่วนที่บอกถึงความยาวของข้อความที่สามารถป้อนลงไปได้ ซึ่งหากฟิลด์ข้อมูลที่สร้างขึ้น เช่น รหัส มีการป้อนข้อมูลลงไปเพียง 5 ตัวอักษร แต่ค่าเริ่มต้นในช่อง Field Size ของข้อมูลชนิดข้อความ กำหนดไว้เป็น 255 ตัวอักษร Access จะจองพื้นที่เก็บข้อมูลไว้ 255 จึงทำให้เป็นการเปลืองพื้นที่ในการเก็บข้อมูล ดังนั้นจึงควรกำหนดให้ขนาดของฟิลด์เหมาะสมกับการป้อนข้อมูลด้วย
Format
ใช้ในการกำหนดรูปแบบของข้อมูล ซึ่งจะไม่มีผลกับข้อมูล และจะแตกต่างกันไปตามชนิดข้อมูล ทั้งข้อมูลชนิดข้อความ ตัวเลข หรือวันที่เวลา ในที่นี้จะขอยกตัวอย่างการกำหนดรูปแบบกับฟิลด์ข้อมูลที่เป็นชนิดข้อความ ซึ่งสามารถกำหนดได้ดังต่อไปนี้
Decimal Place
ใช้สำหรับกำหนดว่าจะให้แสดงจุดทศนิยมกี่ตำแหน่ง ซึ่งจะใช้ได้กับข้อมูลชนิด Numberและ Currency เท่านั้น
Input Mask
ใช้สำหรับกำหนดรูปแบบในการป้อนข้อมูล เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการป้อนข้อมูล ซึ่งสามารถกำหนดโดยใช้เครื่องมือช่วย หรือจะกำหนดเองก็ได้ เช่น รูปแบบเบอร์โทรศัพท์ หมายเลขบัตรประชาชน เป็นต้น
Caption
ใช้กำหนดข้อความที่แสดงในส่วนหัวคอลัมน์ในมุมมองแผ่นตารางข้อมูล (Datasheet View) หรือเป็นชื่อที่ปรากฏในฟอร์ม หรือรายงาน
Default Value
ใช้สำหรับกำหนดค่าเริ่มต้นของข้อมูลในฟิลด์ ถ้ามีการเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ลงไปในตาราง ผู้ใช้จะได้ไม่ต้องเสียเวลาป้อนข้อมูล ถ้าเป็นข้อมูลที่ตรงกับค่าเริ่มต้นนี้
Validation Rule
ใช้สำหรับกำหนดเงื่อนไขสำหรับการป้อนข้อมูล เช่น ในฟิลด์นี้จะต้องป้อนข้อมูลเพียง 2 ค่าคือ หญิงและชายเท่านั้น ถ้าป้อนนอกเหนือจากนี้แล้ว จะแสดงกรอบหน้าต่างเตือน และไม่สามารถป้อนข้อมูลนอกเหนือจากที่กำหนดนี้ได้
Validation Text
ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือน เมื่อป้อนผิดเงื่อนไขในช่อง Validation Rule ซึ่งสามารถป้อนข้อความแจ้งเตือนได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร
Required
ใช้สำหรับกำหนดคุณสมบัติว่าผู้ใช้จำเป็นจะต้องป้อนข้อมูลลงไปในฟิลด์ที่กำหนดนี้หรือไม่ถ้าเลือก Yes จะต้องป้อนข้อมูลลงไปในฟิลด์ แต่ถ้าเลือก No ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลก็ได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น